《建硕秘书》案例分析

—— 动态业务流程的管理

建硕秘书除了能够对数据进行静态的记录，实现数据的共享、编辑、检索和统计，还能够管理动态的业务流程，使得数据随着业务过程的变化而在不同的工作岗位中流动，可以广泛应用在公文的审批以及其它流水线作业的管理。

用建硕秘书实现流程管理的关键是为不同的使用人员设置各自的权限，包括：允许查看和编辑数据的权限（记录级权限控制），以及每条数据中允许查看和编辑的列的权限（字段级权限控制）。

下面我们以实际的例子来说明如何用建硕秘书实现动态业务流程的管理。

A公司用建硕秘书实现资金使用的申请和审批管理，首先由业务助理在建硕秘书中录入资金申请内容，部门经理打开建硕秘书将看到有待审批的数据，部门经理在数据中填写审批结果，审批后的数据将不能再次被修改。

具体的设计过程如下：

1. 设计模板

首先设计一个资金申请的模板，包括：申请日期、申请人、金额、……、等字段，如下图所示：

其中，

“申请日期”的默认值设置为当前的日期；

“申请人”的默认值设置为当前的登录使用者；

“审批结果”的默认值是“待定”。

模板分为申请和审批两个显示页面，具体的操作界面如下：

2. 分配业务助理的权限

模板设计完毕后，接着为不同的用户设置相应的操作权限，其中，业务助理人员张三具有申请页面各个字段的录入、修改和查看的权限，但是对审批页面的字段则只能查看，不能修改，如下图所示：

之后，双击修改条件的列，在弹出窗口中限定张三的修改条件是“审批结果 等于（精确匹配） 待定”，如下图所示：

通过这样的设定，张三只能修改未被审批的数据，因为，数据一旦被部门经理审批了，审批结果字段的值将不再是“待定”，而是“同意”或者“不同意”，从而使得张三不符合数据的修改条件，不能再对数据做任何的修改。

3. 分配部门经理的权限

部门经理李四能够查看所有的字段，但是只能修改审批页面的字段，具体的权限设置如下图所示：

由于部门经理李四日常工作非常繁忙，他希望打开建硕秘书后只看到未审批的数据，不需要看到之前已经审批过的数据，那么我们可以双击查看条件的列，在弹出窗口中设置查看条件为“审批结果 等于（精确匹配） 待定”，如下图所示：

这样对于已经审批了的数据，由于其审批结果字段的值是“同意”或者“不同意”，不再是“待定”，因此不会出现在李四的电脑屏幕中。

最后，我们需要设置数据一旦审批之后，即使部门经理也不能再做任何修改。双击修改条件的列，在弹出窗口中限定部门经理李四的修改条件是“审批结果 等于（精确匹配） 待定”，如下图所示：

通过这样的设定，数据一旦被审批了，由于审批结果字段的值将不再是“待定”，而是“同意”或者“不同意”，从而使得部门经理李四不符合数据的修改条件，不能再对数据做任何的修改。