《建硕秘书》案例分析

—— 销售部门管理中的应用

一、 现状

A公司是一个从事产品代理的企业，销售部门在A公司占举足轻重的地位，销售工作的流程首先是由电话营销人员联系客户，如果客户有意向，电话营销人员将把意向客户分配给业务人员跟进，业务人员接着上门拜访客户，更详细的向客户展示产品。

在日益剧烈的竞争环境中，A公司的领导层感觉到对销售部的运作情况缺乏足够的了解，无法及时知道销售部的工作效率，也不清楚市场的反馈情况，严重制约了领导层的决策判断，是企业综合竞争力提升的一个瓶颈。

概括起来，A公司的销售部门管理工作主要存在如下的问题：

l 不同的电话营销人员多次重复联系同一客户，既影响了工作效率，又对客户造成一种骚扰

l 领导层不清楚每个电话营销人员每天联系的客户数量，以及意向客户所占的比例情况

l 领导层不清楚每个业务人员每天跟进的客户数量，以及签单成交的情况

二、 解决方案

通过部署建硕公司的建硕秘书管理软件，A公司仅仅用了不到一天的时间，就建立了销售部门的管理模板，该模板把前端的电话营销人员和后端的业务人员联系在一起，各个工作岗位既能够井井有条的管理自己的客户资料，又能够相互共享资料，相互配合和协作，具体的操作流程是这样的：

首先，电话营销人员把搜集到的客户信息录入到系统中，系统自动保证同一客户资料不会重复录入，避免了不同的电话营销人员多次联系同一客户。

接着，电话营销人员与客户进行联系（每个电话营销人员只能查看到自己的客户数据），如果客户没有意向，则把数据标志为“终止”，如果客户有意向，则把数据标志为“跟进”，并填写所分配的业务人员的姓名。

业务人员查看待跟进的客户资料（业务人员只能看到分配给自己的客户资料），联系客户并安排上门演示和面谈，回来后录入和客户联系的详细情况，并填写下次联系时间，以便到时进行提醒，如果客户已经签单，则把客户资料标志为“已签单”。

三、 应用效益

部署了建硕秘书后，A公司的销售部门立即带来了本质上的变化，体现在：

l 抛弃了手工方式，实现了信息的共享，工作效率大幅度提升

l 各个工作岗位对客户的联系和跟进非常及时

l 公司对客户资料进行统一的管理，大大减少了人员流动对公司业务带来的影响

l 管理层能够随时得到各种统计分析报表，迅速做出科学的决策

四、 附录

1、 客户资料管理模板录入界面

电话营销人员录入页面

业务人员录入页面

2、 模板设计

首先，建立客户资料模板，字段信息包括：企业名称、省份、城市、企业简介、联系人、联系电话、……、等等，如下图所示：

接着，设置“企业名称”的唯一性，避免了不同的电话营销人员多次访问同一客户；设置“进度”为“收录 | 联系 | 跟进 | 潜在 | 重点跟进 | 签约 | 终止”，以便标志当前客户的状态；设置“业务人员”为“待定 | 张三 | 李四 | 王五”，以便指派相应的业务人员。

最后，设定各个人员的操作权限，例如：例如：业务人员张三，对于模板中第一个页面（由电话营销人员录入的数据，包括字段：企业名称、省份、……、等），只能查看不能新建和编辑，但是对于第二个页面（由业务人员录入的数据，包括字段：联系人①、职务①、联系电话①、……、等），则可以进行新建和编辑；同时在“查看条件”中，设定“业务人员等于（精确匹配） 张三”，确保张三只能看到分配给自己的客户数据，看不到其它业务人员的客户数据；如下图所示：